Zwrot wadium. Kiedy zamawiający zwraca wadium?

Wadium zabezpiecza ofertę składaną w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego. Jeżeli zamawiający go wymaga, wykonawca musi wnieść je w odpowiedniej wysokości, formie i terminie. Po ustaniu obowiązku utrzymywania wadium zamawiający powinien je zwrócić, chyba że wystąpiła jedna z ustawowych przesłanek zatrzymania.

Zasady postępowania z wadium zależą przede wszystkim od przebiegu postępowania oraz od tego, czy zostało ono wniesione w pieniądzu, czy w formie gwarancji albo poręczenia.

Czy wadium jest zwrotne i czy może przepaść?

Tak, wadium co do zasady podlega zwrotowi. Sam fakt, że wykonawca nie wygrał przetargu, nie oznacza utraty wadium. Jego zatrzymanie jest wyjątkiem i może nastąpić tylko w sytuacjach wyraźnie wskazanych w ustawie Prawo zamówień publicznych.

W praktyce wadium najczęściej wraca po upływie terminu związania ofertą, po zawarciu umowy albo po unieważnieniu postępowania. W niektórych sytuacjach wykonawca musi jednak złożyć wniosek o zwrot.

Kiedy zamawiający zwraca wadium?

Art. 98 PZP rozróżnia zwrot dokonywany z urzędu oraz zwrot następujący na wniosek wykonawcy. Najważniejsze różnice przedstawia poniższe zestawienie.

Zwrot wadium z urzędu

Zamawiający zwraca wadium bez wniosku wykonawcy w ciągu 7 dni od dnia:

• upływu terminu związania ofertą,
• zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego,
• unieważnienia postępowania — z wyjątkiem sytuacji, gdy nie rozstrzygnięto jeszcze odwołania na czynność unieważnienia albo nie upłynął termin do jego wniesienia.

Oznacza to między innymi, że wadium wykonawcy, którego oferta została wybrana, wraca co do zasady po zawarciu umowy.

Zwrot wadium na wniosek wykonawcy

Zamawiający zwraca wadium na wniosek wykonawcy, który:

• wycofał ofertę przed upływem terminu składania ofert,
• otrzymał informację o odrzuceniu swojej oferty,
• nie został wybrany po wyborze najkorzystniejszej oferty,
• uczestniczył w postępowaniu unieważnionym, gdy nie rozstrzygnięto jeszcze odwołania na czynność unieważnienia albo nie upłynął termin do jego wniesienia.

Termin zwrotu wadium

Zamawiający zwraca wadium niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 7 dni. Początek tego terminu zależy od trybu zwrotu:

• przy zwrocie z urzędu — od dnia wystąpienia okoliczności określonej w art. 98 ust. 1 PZP,
• przy zwrocie na wniosek — od dnia złożenia wniosku przez wykonawcę.

Termin jest określony ustawowo i nie ma charakteru uznaniowego.

Zwrot wadium w pieniądzu i w formie gwarancji

Wadium wniesione w pieniądzu

Zamawiający zwraca wadium pieniężne wraz z odsetkami wynikającymi z umowy rachunku bankowego, na którym je przechowywano. Kwota może zostać pomniejszona o koszty prowadzenia rachunku oraz prowizję bankową za przelew na rachunek wskazany przez wykonawcę.

Wadium wniesione w formie gwarancji lub poręczenia

W przypadku gwarancji wadialnej zwrot nie polega na fizycznym oddaniu elektronicznego dokumentu. Zamawiający składa gwarantowi lub poręczycielowi oświadczenie o zwolnieniu wadium. Wykonawca nie musi więc „odbierać” gwarancji — kluczowe jest zwolnienie gwaranta przez zamawiającego.

Zwrot wadium a zwrot składki za gwarancję

Zwrot wadium i zwrot składki zapłaconej za gwarancję to dwie odrębne kwestie. Zwolnienie wadium nie oznacza automatycznego zwrotu składki. Ewentualne rozliczenie zależy od warunków gwarancji oraz postanowień SWU lub OWU stosowanych przez gwaranta.

Kiedy zamawiający zatrzymuje wadium?

Zamawiający zatrzymuje wadium wraz z odsetkami wyłącznie w przypadkach określonych w art. 98 ust. 6 PZP. Jeżeli wadium wniesiono w formie gwarancji lub poręczenia, zamawiający występuje do gwaranta albo poręczyciela z żądaniem zapłaty.

Brak dokumentów lub zgody na poprawienie omyłki

Wadium może zostać zatrzymane, jeżeli wykonawca — z przyczyn leżących po jego stronie — nie złożył w odpowiedzi na wezwanie wymaganych dokumentów, oświadczeń lub środków dowodowych albo nie wyraził zgody na poprawienie omyłki, a spowodowało to brak możliwości wyboru jego oferty jako najkorzystniejszej.

Odmowa podpisania umowy

Zamawiający zatrzymuje wadium, jeżeli wykonawca, którego oferta została wybrana, odmówi podpisania umowy na warunkach określonych w ofercie.

Brak zabezpieczenia należytego wykonania umowy

Podstawą zatrzymania wadium jest również niewniesienie przez wybranego wykonawcę wymaganego zabezpieczenia należytego wykonania umowy.

Niemożność zawarcia umowy z przyczyn leżących po stronie wykonawcy

Wadium zostanie zatrzymane także wtedy, gdy zawarcie umowy stało się niemożliwe z przyczyn leżących po stronie wykonawcy, którego oferta została wybrana.

Czy można odzyskać zatrzymane wadium?

Jeżeli zamawiający zatrzymał wadium bez ustawowej podstawy, wykonawca może kwestionować tę czynność przy użyciu środków ochrony prawnej przewidzianych w PZP, a w odpowiednich przypadkach również dochodzić swoich praw przed sądem. O możliwości odzyskania wadium decydują okoliczności konkretnej sprawy, w szczególności przyczyna niewykonania obowiązku przez wykonawcę.

Najczęstsze błędy wykonawców związane z wadium

• wniesienie wadium po terminie,
• zlecenie przelewu zbyt późno, przez co środki nie wpływają na czas na rachunek zamawiającego,
• wniesienie wadium w błędnej wysokości,
• nieprawidłowa treść gwarancji,
• brak zachowania ciągłości ważności wadium,
• niezłożenie wymaganych dokumentów lub oświadczeń po wezwaniu,
• brak przygotowania do podpisania umowy albo wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy.

FAQ

Czy zwrot wadium następuje automatycznie?

Nie zawsze. Bez wniosku zwrot następuje po upływie terminu związania ofertą, po zawarciu umowy oraz po unieważnieniu postępowania, jeżeli nie ma przeszkód związanych z odwołaniem. W przypadkach wskazanych w art. 98 ust. 2 PZP wykonawca musi złożyć wniosek.

Jak zwrócić elektroniczną gwarancję wadialną?

Wykonawca powinien sprawdzić, czy zwrot następuje z urzędu, czy na wniosek. Po spełnieniu przesłanek zwrotu zamawiający składa gwarantowi oświadczenie o zwolnieniu wadium. Nie ma potrzeby fizycznego zwracania elektronicznego dokumentu gwarancji.

Czy wadium przepada po rezygnacji z podpisania umowy?

Tak — jeżeli wykonawca, którego oferta została wybrana, odmawia podpisania umowy na warunkach określonych w ofercie. Jest to jedna z ustawowych podstaw zatrzymania wadium.

Czy można ponownie wykorzystać gwarancję wadialną?

Co do zasady nie. Gwarancja wadialna jest wystawiana dla konkretnego postępowania, beneficjenta, kwoty i okresu obowiązywania. Udział w innym postępowaniu wymaga odpowiedniej, odrębnej gwarancji.

Co po wadium? Kolejny etap zabezpieczeń

Po wyborze oferty zamawiający może wymagać od wykonawcy wniesienia gwarancji należytego wykonania kontraktu. Zabezpiecza ona roszczenia związane z niewykonaniem lub nienależytym wykonaniem umowy.

Po zakończeniu realizacji zamówienia zastosowanie może mieć także gwarancja usunięcia wad i usterek, która zabezpiecza obowiązki wykonawcy w okresie po odbiorze robót lub usług.

Czytaj także

• Co to jest wadium?
• Wadium w pieniądzu czy gwarancja wadialna? Co jest lepsze?
• Wadium w formie cyfrowej gwarancji wadialnej
• Jak wygląda wadium w formie gwarancji ubezpieczeniowej?
• Najczęściej zadawane pytania dotyczące wadium