Czy wadium przepada? Kiedy zamawiający może zatrzymać wadium?

Nie ma jednej odpowiedzi na pytanie, czy wadium przepada. Sposób postępowania z wadium wniesionym w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego zależy od tego, jak zakończyło się postępowanie oraz czy wykonawca i zamawiający dopełnili swoich obowiązków.

Wadium może zostać zwrócone, zatrzymane przez zamawiającego albo — w określonych sytuacjach przewidzianych w Kodeksie cywilnym — dochodzone w podwójnej wysokości. W przypadku zamówień publicznych podstawowe znaczenie mają jednak przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych.

Czy wadium przepada?

Wadium nie przepada automatycznie. Co do zasady podlega zwrotowi po zakończeniu postępowania albo po wystąpieniu innych okoliczności wskazanych w przepisach. Są jednak sytuacje, w których zamawiający może zatrzymać wadium.

Najczęściej chodzi o przypadki, w których wykonawca, którego oferta została wybrana, uchyla się od zawarcia umowy, nie wnosi wymaganego zabezpieczenia należytego wykonania umowy albo z przyczyn leżących po jego stronie zawarcie umowy staje się niemożliwe.

Czym jest wadium?

Wadium to zabezpieczenie udziału w przetargu albo aukcji. Może być wniesione w pieniądzu albo w innej dopuszczalnej formie, na przykład jako gwarancja bankowa lub gwarancja wadialna ubezpieczeniowa .

Wadium występuje przede wszystkim w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego, ale może pojawić się także w przetargach organizowanych przez podmioty prywatne na podstawie regulaminów lub przepisów Kodeksu cywilnego.

Nie zawsze jest obowiązkowe. Jeżeli jednak zamawiający wymaga wadium, wykonawca powinien wnieść je skutecznie, w odpowiedniej wysokości, formie i terminie.

Wniesienie wadium

Wadium, jeżeli zostało przewidziane w dokumentach postępowania, musi zostać skutecznie wniesione przed upływem terminu składania ofert. To ważne rozróżnienie, ponieważ wadium można nie tylko wpłacić w pieniądzu, ale również wnieść w formie gwarancji lub poręczenia.

Przy wadium w pieniądzu liczy się moment uznania rachunku bankowego zamawiającego, a nie samo zlecenie przelewu przez wykonawcę. Dlatego przelew wykonany w dniu składania ofert może być ryzykowny, jeżeli środki nie zostaną zaksięgowane na czas.

Wadium w formie gwarancji może być wygodną alternatywą, ponieważ pozwala zabezpieczyć ofertę bez blokowania gotówki na rachunku zamawiającego. Ma to szczególne znaczenie przy wysokich kwotach wadium albo przy kilku postępowaniach prowadzonych równolegle.

Zwrot wadium

W zamówieniach publicznych zamawiający zwraca wadium niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 7 dni od wystąpienia jednej z okoliczności określonych w ustawie.

Zwrot wadium następuje między innymi po:

• upływie terminu związania ofertą,
• zawarciu umowy w sprawie zamówienia publicznego,
• unieważnieniu postępowania, z uwzględnieniem wyjątków dotyczących odwołań.

W niektórych przypadkach zwrot wadium następuje na wniosek wykonawcy. Dotyczy to między innymi sytuacji, gdy wykonawca wycofał ofertę przed upływem terminu składania ofert albo jego oferta została odrzucona.

Jeżeli wadium zostało wniesione w pieniądzu, zwrot polega na przekazaniu środków wykonawcy. Jeżeli wadium wniesiono w formie gwarancji lub poręczenia, zamawiający zwraca wadium przez złożenie gwarantowi albo poręczycielowi oświadczenia o zwolnieniu wadium.

Zwrot wadium w podwójnej wysokości

Zwrot wadium w podwójnej wysokości dotyczy sytuacji przewidzianych w Kodeksie cywilnym dla aukcji i przetargów. Jeżeli organizator aukcji albo przetargu uchyla się od zawarcia umowy, uczestnik, którego oferta została wybrana, może żądać zapłaty podwójnego wadium albo naprawienia szkody.

W przypadku zamówień publicznych zasady zwrotu i zatrzymania wadium są uregulowane w ustawie Prawo zamówień publicznych. Dlatego przy przetargach publicznych należy w pierwszej kolejności sprawdzić PZP oraz dokumentację konkretnego postępowania.

W praktyce oznacza to, że pojęcia „podwójnego wadium” nie należy automatycznie przenosić na każde postępowanie o zamówienie publiczne. Wszystko zależy od podstawy prawnej danego postępowania i jego dokumentów.

Brak zwrotu wadium

Groźba utraty wadium ma dyscyplinować wykonawców, którzy nie wykonują obowiązków związanych z udziałem w postępowaniu. Wadium może zostać zatrzymane wyłącznie w sytuacjach określonych w przepisach.

Do zatrzymania wadium może dojść między innymi wtedy, gdy wykonawca:

• uchyla się od zawarcia umowy po wyborze jego oferty,
• nie wnosi wymaganego zabezpieczenia należytego wykonania umowy,
• powoduje, że zawarcie umowy staje się niemożliwe z przyczyn leżących po jego stronie,
• nie uzupełnia wymaganych dokumentów lub oświadczeń w sytuacji przewidzianej w przepisach,
• nie wyraża zgody na poprawienie omyłki, jeżeli skutkuje to brakiem możliwości wyboru jego oferty.

Każdy przypadek wymaga oceny konkretnego postępowania. Sam fakt, że wykonawca przegrał przetarg, nie oznacza utraty wadium.

Wadium w pieniądzu a gwarancja wadialna

Jeżeli wadium zostało wniesione w pieniądzu i zamawiający ma podstawy do jego zatrzymania, środki pozostają u zamawiającego.

Jeżeli wadium zostało wniesione w formie gwarancji, zamawiający może wystąpić do gwaranta o wypłatę kwoty gwarancji. Następnie gwarant może dochodzić od wykonawcy zwrotu wypłaconej kwoty, zgodnie z warunkami zawartej umowy z wykonawcą.

Z tego powodu gwarancja wadialna nie oznacza, że wykonawca nie ponosi żadnego ryzyka. Oznacza natomiast, że nie musi blokować całej kwoty wadium w gotówce na czas postępowania.

Jak uniknąć utraty wadium?

Najważniejsze jest dokładne sprawdzenie dokumentacji postępowania i pilnowanie terminów. Wadium powinno być wniesione skutecznie, we właściwej wysokości i w formie dopuszczonej przez zamawiającego.

Po wyborze oferty wykonawca powinien również terminowo wykonać obowiązki wymagane przez zamawiającego, w szczególności podpisać umowę oraz wnieść zabezpieczenie należytego wykonania umowy, jeżeli było wymagane.

Podsumowanie

Wadium co do zasady jest zwrotne, ale może zostać zatrzymane, jeżeli wykonawca nie dopełni określonych obowiązków w postępowaniu. Najczęściej chodzi o uchylanie się od zawarcia umowy, brak wymaganego zabezpieczenia należytego wykonania umowy albo inne sytuacje wskazane w PZP.

Warto zapamiętać trzy najważniejsze zasady:

• sam udział w przetargu nie oznacza utraty wadium,
• wadium trzeba wnieść skutecznie, w terminie i zgodnie z wymaganiami SWZ,
• po wyborze oferty trzeba pilnować obowiązków wobec zamawiającego.

Gwarancja wadialna pozwala zabezpieczyć ofertę bez zamrażania środków w gotówce, ale nadal wymaga staranności po stronie wykonawcy.

Czytaj także

• Co to jest wadium?
• Zwrot wadium. Kiedy zamawiający zwraca wadium?
• Wadium w pieniądzu czy gwarancja wadialna? Co jest lepsze?
• Jak wygląda wadium w formie gwarancji ubezpieczeniowej
• Najczęściej zadawane pytania dotyczące wadium