Czy wadium przepada? Kiedy zamawiający może zatrzymać wadium?

Najważniejsze informacje

Wadium co do zasady jest zwrotne, ale w określonych sytuacjach może zostać zatrzymane przez zamawiającego. Najczęściej dotyczy to przypadków, gdy wykonawca uchyla się od zawarcia umowy, nie wnosi wymaganego zabezpieczenia należytego wykonania umowy albo nie dopełnia obowiązków wynikających z udziału w postępowaniu.

Sposób postępowania z wadium zależy od przebiegu postępowania, formy wniesienia wadium oraz tego, czy wykonawca i zamawiający prawidłowo wykonali swoje obowiązki.

Czym jest wadium i po co się je wnosi?

Wadium to zabezpieczenie udziału w przetargu. Ma ono chronić zamawiającego na wypadek, gdy wykonawca nie dopełni obowiązków związanych ze złożoną ofertą albo z wyborem jego oferty.

W zamówieniach publicznych wadium może być wniesione w pieniądzu, gwarancji bankowej, gwarancji ubezpieczeniowej albo w innych dopuszczalnych formach przewidzianych w ustawie.

Jeżeli zamawiający wymaga wadium, wykonawca powinien wnieść je prawidłowo, w odpowiedniej wysokości, formie i terminie. Błąd na tym etapie może wykluczyć skuteczny udział w postępowaniu albo później doprowadzić do sporu o zatrzymanie wadium.

Czy wadium przepada?

Nie. Co do zasady wadium podlega zwrotowi. Jego zatrzymanie jest wyjątkiem i może nastąpić tylko w przypadkach wskazanych w przepisach.

Sam fakt, że wykonawca nie wygrał postępowania, nie oznacza utraty wadium. W praktyce wadium najczęściej wraca do wykonawcy po zakończeniu postępowania albo po wystąpieniu określonych okoliczności przewidzianych w ustawie.

Kiedy zamawiający musi zwrócić wadium?

W zamówieniach publicznych zamawiający zwraca wadium po wystąpieniu przesłanek określonych w PZP. Część przypadków działa z urzędu, a część wymaga wniosku wykonawcy.

Zwrot wadium po wyborze oferty

Po wyborze najkorzystniejszej oferty wadium może zostać zwrócone wykonawcom, których oferty nie zostały wybrane. W praktyce dzieje się to na ich wniosek. Wadium wykonawcy wybranego wraca co do zasady po zawarciu umowy w sprawie zamówienia publicznego.

Zwrot wadium po unieważnieniu postępowania

Jeżeli postępowanie zostało unieważnione, zamawiający zwraca wadium z urzędu, o ile nie toczy się jeszcze postępowanie odwoławcze dotyczące unieważnienia i nie biegnie termin do wniesienia odwołania.

Jeżeli odwołanie nie zostało jeszcze rozstrzygnięte albo termin do jego wniesienia jeszcze nie upłynął, zwrot może wymagać wniosku wykonawcy.

Czy zwrot wadium następuje automatycznie?

Nie zawsze. W niektórych sytuacjach zamawiający zwraca wadium z urzędu, a w innych dopiero po złożeniu wniosku.

Automatycznie, czyli bez wniosku wykonawcy, zwrot następuje przede wszystkim po upływie terminu związania ofertą, po zawarciu umowy oraz po unieważnieniu postępowania, jeżeli nie ma przeszkód związanych z odwołaniem.

Wniosek wykonawcy jest natomiast potrzebny m.in. wtedy, gdy wykonawca wycofał ofertę przed terminem składania ofert, jego oferta została odrzucona albo wybrano ofertę innego wykonawcy.

W jakim terminie następuje zwrot wadium?

Zamawiający zwraca wadium niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 7 dni.

Termin ten liczy się albo od dnia wystąpienia okoliczności wskazanej w ustawie, albo od dnia złożenia wniosku przez wykonawcę, jeżeli w danym przypadku taki wniosek jest wymagany.

Jeżeli wadium zostało wniesione w pieniądzu, zwrot polega na przekazaniu środków wraz z odsetkami wynikającymi z rachunku bankowego, z uwzględnieniem ustawowych potrąceń kosztów bankowych. Jeżeli wadium zostało wniesione w formie gwarancji, zamawiający składa gwarantowi oświadczenie o zwolnieniu wadium.

Kiedy zamawiający może zatrzymać wadium?

Zamawiający może zatrzymać wadium tylko w przypadkach wyraźnie określonych w PZP. Nie jest to decyzja uznaniowa, lecz wyjątek oparty na konkretnych przesłankach.

Odmowa podpisania umowy

Jeżeli wykonawca, którego oferta została wybrana, odmówi podpisania umowy na warunkach określonych w ofercie, zamawiający może zatrzymać wadium wraz z odsetkami.

To jeden z najbardziej typowych przypadków utraty wadium. Samo wygranie przetargu nie kończy więc ryzyka po stronie wykonawcy.

Brak wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy

Jeżeli wybrany wykonawca nie wniesie wymaganego zabezpieczenia należytego wykonania umowy, zamawiający również może zatrzymać wadium.

W praktyce oznacza to, że po wyborze oferty trzeba przygotować się nie tylko do podpisania umowy, ale również do wniesienia kolejnego zabezpieczenia, jeżeli zamawiający go wymaga.

Wycofanie oferty lub brak wymaganych dokumentów

Samo wycofanie oferty przed upływem terminu składania ofert co do zasady nie powoduje utraty wadium. W takim przypadku wykonawca może domagać się jego zwrotu na zasadach przewidzianych w ustawie.

Inaczej wygląda sytuacja, gdy wykonawca w odpowiedzi na wezwanie zamawiającego, z przyczyn leżących po jego stronie, nie złoży wymaganych dokumentów, oświadczeń lub środków dowodowych albo nie wyrazi zgody na poprawienie omyłki, przez co nie będzie możliwy wybór jego oferty jako najkorzystniejszej. W takiej sytuacji zamawiający może zatrzymać wadium.

Zamawiający może też zatrzymać wadium, jeżeli zawarcie umowy staje się niemożliwe z przyczyn leżących po stronie wykonawcy.

Czy można odzyskać zatrzymane wadium?

Jeżeli wadium zostało zatrzymane niezgodnie z przepisami, wykonawca może kwestionować taką czynność, korzystając ze środków ochrony prawnej przewidzianych w PZP, a w odpowiednich przypadkach także dochodzić swoich praw na drodze sądowej.

Nie każde zatrzymanie wadium jest więc ostateczne w sensie praktycznym. Kluczowe jest jednak to, czy zamawiający rzeczywiście miał podstawę ustawową do jego zatrzymania.

Wadium w pieniądzu a gwarancja wadialna

Jeżeli wadium zostało wniesione w pieniądzu i zamawiający ma podstawy do jego zatrzymania, środki pozostają u zamawiającego.

Jeżeli wadium zostało wniesione w formie gwarancji, zamawiający kieruje do gwaranta żądanie zapłaty, a po wypłacie gwarant może dochodzić od wykonawcy zwrotu kwoty zgodnie z warunkami łączącej ich umowy.

Gwarancja wadialna nie usuwa więc ryzyka odpowiedzialności wykonawcy, ale pozwala zabezpieczyć ofertę bez blokowania pełnej kwoty wadium w gotówce.

Kup gwarancję wadialną przez Internet

Najczęstsze błędy wykonawców związane z wadium

W praktyce do problemów z wadium najczęściej dochodzi nie dlatego, że przepisy są niejasne, ale dlatego, że wykonawca pomija podstawowe obowiązki formalne.

• wniesienie wadium po terminie,
• wpłata środków zbyt późno, przez co nie wpływają na czas na rachunek zamawiającego,
• błędna kwota wadium,
• nieprawidłowa treść gwarancji,
• brak zachowania ciągłości ważności wadium,
• nieuzupełnienie wymaganych dokumentów po wezwaniu,
• brak przygotowania do podpisania umowy lub wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy.

FAQ

Czy wadium przepada po rezygnacji z podpisania umowy?

Co do zasady tak, jeżeli chodzi o wykonawcę, którego oferta została wybrana, a który odmawia podpisania umowy na warunkach określonych w ofercie. To jedna z ustawowych podstaw zatrzymania wadium przez zamawiającego.

Czy zamawiający zawsze musi zwrócić wadium?

Nie zawsze. Zwrot jest zasadą, ale ustawa przewiduje sytuacje, w których zamawiający zatrzymuje wadium. Dotyczy to wyłącznie przypadków wyraźnie wskazanych w przepisach.

Kiedy zwrot wadium wymaga wniosku wykonawcy?

Wniosek jest potrzebny m.in. wtedy, gdy wykonawca wycofał ofertę przed terminem składania ofert, jego oferta została odrzucona, wybrano ofertę innego wykonawcy albo postępowanie zostało unieważnione, ale nie zakończyły się jeszcze kwestie związane z odwołaniem.

Czytaj także

• Co to jest wadium?
• Zwrot wadium. Kiedy zamawiający zwraca wadium?
• Wadium w pieniądzu czy gwarancja wadialna? Co jest lepsze?
• Jak wygląda wadium w formie gwarancji ubezpieczeniowej
• Najczęściej zadawane pytania dotyczące wadium