Najczęściej zadawane pytania dotyczące wadium

W skrócie Wadium co do zasady podlega zwrotowi, a jego zatrzymanie jest wyjątkiem. Zamawiający może zatrzymać wadium wyłącznie w przypadkach określonych w przepisach, na przykład gdy wybrany wykonawca odmawia podpisania umowy albo nie wnosi wymaganego zabezpieczenia należytego wykonania umowy. Zwrot wadium następuje z urzędu albo na wniosek wykonawcy – zależnie od sytuacji. Powinien nastąpić niezwłocznie, nie później niż w ciągu 7 dni od wystąpienia właściwej przesłanki lub od złożenia wniosku.

Spis treści Czym jest wadium i po co się je wnosi? Czy wadium przepada? Kiedy zamawiający musi zwrócić wadium? Zwrot z urzędu czy na wniosek? W jakim terminie następuje zwrot wadium? Kiedy zamawiający zatrzymuje wadium? Czy można odzyskać zatrzymane wadium? Wadium w pieniądzu a gwarancja wadialna Jak uniknąć błędów prowadzących do utraty wadium? Najczęściej zadawane pytania o wadium – FAQ Czytaj także

Wadium nie przepada tylko dlatego, że wykonawca nie wygrał przetargu. W większości przypadków zabezpieczenie jest zwracane. Do jego utraty może dojść dopiero wtedy, gdy wystąpi jedna z przesłanek wskazanych w ustawie Prawo zamówień publicznych.

Znaczenie ma zarówno przebieg postępowania, jak i zachowanie wykonawcy. Inne zasady dotyczą zwykłego zakończenia postępowania, a inne sytuacji, w której wykonawca nie odpowiada na wezwanie, odmawia zawarcia umowy albo nie wnosi wymaganego zabezpieczenia należytego wykonania umowy.

Czym jest wadium i po co się je wnosi?

Wadium to zabezpieczenie związane z udziałem wykonawcy w postępowaniu. Ma chronić zamawiającego przed skutkami określonych nieprawidłowości po stronie wykonawcy, zwłaszcza takich, które uniemożliwiają wybór oferty albo zawarcie umowy.

Zamawiający może żądać wniesienia wadium, ale nie ma takiego obowiązku w każdym postępowaniu. Jeżeli wadium jest wymagane, wykonawca powinien wnieść je przed upływem terminu składania ofert oraz utrzymywać nieprzerwanie przez wymagany okres. Szczegółowe informacje o kwocie i wymaganiach powinny wynikać z dokumentów zamówienia.

Wadium może zostać wniesione między innymi w pieniądzu, gwarancji bankowej albo gwarancji ubezpieczeniowej. Wybrana forma nie zmienia ustawowych przesłanek zwrotu i zatrzymania wadium.

Czy wadium przepada?

Nie. Wadium nie przepada automatycznie. Zwrot zabezpieczenia jest zasadą, natomiast jego zatrzymanie może nastąpić tylko wtedy, gdy wystąpi przypadek wyraźnie określony w art. 98 ust. 6 ustawy Prawo zamówień publicznych.

Sam fakt, że oferta nie została wybrana, uzyskała mniej punktów niż oferta konkurenta albo postępowanie zakończyło się bez zawarcia umowy z danym wykonawcą, nie oznacza utraty wadium. W takich sytuacjach wykonawca może otrzymać zwrot na zasadach właściwych dla danego etapu postępowania.

Sytuacja	Co dzieje się z wadium?
Upłynął termin związania ofertą	Zamawiający zwraca wadium z urzędu.
Zawarto umowę w sprawie zamówienia publicznego	Zamawiający zwraca wadium z urzędu.
Oferta wykonawcy została odrzucona	Wykonawca może złożyć wniosek o zwrot wadium.
Wybrany wykonawca odmawia podpisania umowy na warunkach z oferty	Zamawiający zatrzymuje wadium wraz z odsetkami.
Wybrany wykonawca nie wnosi wymaganego zabezpieczenia należytego wykonania umowy	Zamawiający zatrzymuje wadium wraz z odsetkami.

Kiedy zamawiający musi zwrócić wadium?

Zgodnie z art. 98 ust. 1 Pzp zamawiający zwraca wadium z urzędu po wystąpieniu jednej z trzech okoliczności:

1. upłynął termin związania ofertą,
2. zawarto umowę w sprawie zamówienia publicznego,
3. unieważniono postępowanie, chyba że nie rozstrzygnięto jeszcze odwołania dotyczącego unieważnienia albo nie upłynął termin na jego wniesienie.

Wykonawca nie musi w tych przypadkach składać osobnego wniosku. Zamawiający powinien sam dokonać zwrotu po wystąpieniu właściwej przesłanki.

Zwrot wadium po wyborze oferty

Wykonawca, którego oferta nie została wybrana, może wystąpić o zwrot wadium po wyborze najkorzystniejszej oferty. Wadium wybranego wykonawcy jest natomiast zwracane z urzędu po zawarciu umowy w sprawie zamówienia publicznego.

Jeżeli wybrany wykonawca zamiast podpisać umowę odmawia jej zawarcia na warunkach określonych w ofercie, może dojść do zatrzymania wadium. Dlatego decyzja o wycofaniu się po wyborze oferty powinna być poprzedzona analizą skutków prawnych i finansowych.

Zwrot wadium po unieważnieniu postępowania

Po unieważnieniu postępowania zamawiający co do zasady zwraca wadium z urzędu. Wyjątek dotyczy okresu, w którym nie rozstrzygnięto jeszcze odwołania na czynność unieważnienia albo nie upłynął termin do jego wniesienia.

W tej szczególnej sytuacji wykonawca może złożyć wniosek o zwrot wadium. Powinien jednak pamiętać, że złożenie wniosku przewidzianego w art. 98 ust. 2 Pzp powoduje utratę prawa do korzystania ze środków ochrony prawnej w danym postępowaniu.

Zwrot wadium z urzędu czy na wniosek?

Ustawa rozróżnia przypadki, w których zamawiający działa automatycznie, oraz sytuacje wymagające wniosku wykonawcy.

Zwrot z urzędu	Zwrot na wniosek
po upływie terminu związania ofertą, po zawarciu umowy, po unieważnieniu postępowania, jeżeli nie zachodzi wyjątek związany z odwołaniem.	po wycofaniu oferty przed terminem składania ofert, po odrzuceniu oferty wykonawcy, po wyborze najkorzystniejszej oferty – dla pozostałych wykonawców, po unieważnieniu, gdy trwa okres związany z możliwością wniesienia lub rozpoznaniem odwołania.

Ważne przed złożeniem wniosku Wniosek o zwrot wadium w jednym z przypadków wskazanych w art. 98 ust. 2 Pzp powoduje rozwiązanie stosunku prawnego z wykonawcą oraz utratę prawa do korzystania ze środków ochrony prawnej w tym postępowaniu. Nie warto więc składać go automatycznie bez oceny skutków.

W jakim terminie następuje zwrot wadium?

Zamawiający zwraca wadium niezwłocznie, nie później niż w terminie 7 dni. Termin liczy się:

• od dnia wystąpienia okoliczności wskazanej w art. 98 ust. 1 Pzp – przy zwrocie z urzędu, albo
• od dnia złożenia wniosku przez wykonawcę – jeżeli zwrot następuje na podstawie art. 98 ust. 2 Pzp.

Przy wadium wniesionym w pieniądzu zamawiający zwraca kwotę wraz z odsetkami wynikającymi z rachunku bankowego, na którym była przechowywana. Może ją pomniejszyć o koszty prowadzenia rachunku oraz prowizję za przelew na rachunek wskazany przez wykonawcę.

Jeżeli wadium wniesiono w formie gwarancji albo poręczenia, zwrot następuje przez złożenie gwarantowi lub poręczycielowi oświadczenia o zwolnieniu wadium.

Kiedy zamawiający zatrzymuje wadium?

Zatrzymanie wadium nie jest uznaniową karą nakładaną przez zamawiającego. Musi wystąpić jedna z przesłanek wymienionych w art. 98 ust. 6 Pzp. Zamawiający zatrzymuje wadium wraz z odsetkami, jeżeli:

1. wykonawca z przyczyn leżących po jego stronie nie złożył wymaganych dokumentów, oświadczeń lub środków dowodowych albo nie zgodził się na poprawienie określonej omyłki, co uniemożliwiło wybór jego oferty jako najkorzystniejszej,
2. wykonawca, którego oferta została wybrana, odmówił podpisania umowy na warunkach określonych w ofercie,
3. wybrany wykonawca nie wniósł wymaganego zabezpieczenia należytego wykonania umowy,
4. zawarcie umowy stało się niemożliwe z przyczyn leżących po stronie wykonawcy, którego ofertę wybrano.

Brak wymaganych dokumentów po wezwaniu

Nie każde uchybienie formalne prowadzi automatycznie do zatrzymania wadium. Znaczenie ma między innymi to, czy brak dokumentów lub oświadczeń wynikał z przyczyn leżących po stronie wykonawcy i czy spowodował brak możliwości wyboru jego oferty jako najkorzystniejszej.

Po otrzymaniu wezwania trzeba dokładnie sprawdzić jego podstawę, zakres oraz termin odpowiedzi. Dokumenty należy przekazać w wymaganej formie i przez kanał komunikacji wskazany przez zamawiającego.

Odmowa podpisania umowy

Jeżeli wykonawca, którego oferta została wybrana, odmawia podpisania umowy na warunkach określonych w ofercie, zamawiający zatrzymuje wadium. Jest to jeden z najbardziej typowych przypadków jego utraty.

Przed złożeniem oferty należy więc przeanalizować nie tylko opis zamówienia i cenę, ale także projektowane postanowienia umowy, terminy realizacji, kary umowne oraz obowiązki wymagane przed podpisaniem kontraktu.

Brak zabezpieczenia należytego wykonania umowy

Jeżeli zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy, wybrany wykonawca musi wnieść je w odpowiedniej kwocie, formie i terminie. Brak zabezpieczenia może spowodować zatrzymanie wadium.

Wadium i zabezpieczenie należytego wykonania umowy pełnią inne funkcje. Pierwsze dotyczy przede wszystkim etapu postępowania i zawarcia umowy, natomiast drugie zabezpiecza roszczenia związane z późniejszym wykonywaniem kontraktu.

Niemożliwość zawarcia umowy z przyczyn leżących po stronie wykonawcy

Wadium może zostać zatrzymane także wtedy, gdy zawarcie umowy stało się niemożliwe z przyczyn obciążających wybranego wykonawcę. Każdy przypadek należy oceniać na podstawie konkretnych okoliczności i dokumentów postępowania.

Czy można odzyskać zatrzymane wadium?

Jeżeli wykonawca uważa, że zamawiający zatrzymał wadium bez podstawy prawnej, może zakwestionować tę czynność przy użyciu środków ochrony prawnej przewidzianych w Pzp. W zależności od sytuacji możliwe może być również dochodzenie roszczeń na drodze sądowej.

Kluczowe jest ustalenie, czy spełniono wszystkie elementy konkretnej przesłanki zatrzymania. Przykładowo przy braku dokumentów trzeba zbadać nie tylko sam brak, lecz także przyczynę leżącą po stronie wykonawcy oraz wpływ uchybienia na możliwość wyboru jego oferty.

Ze względu na terminy i konsekwencje procesowe decyzję o dalszym działaniu warto skonsultować z osobą specjalizującą się w prawie zamówień publicznych.

Wadium w pieniądzu a gwarancja wadialna

Skutki zatrzymania wadium zależą od formy, w której zostało wniesione:

• wadium w pieniądzu – zamawiający zatrzymuje wpłaconą kwotę wraz z odsetkami,
• wadium w formie gwarancji lub poręczenia – zamawiający występuje do gwaranta albo poręczyciela z żądaniem zapłaty.

Gwarancja wadialna pozwala zabezpieczyć ofertę bez wpłacania pełnej kwoty wadium na rachunek zamawiającego. Nie usuwa jednak odpowiedzialności wykonawcy. Po wypłacie kwoty gwarancji gwarant może dochodzić jej zwrotu od wykonawcy zgodnie z warunkami łączącej ich umowy.

Kup gwarancję wadialną przez Internet Nie blokuj firmowych środków w gotówce. Zamów gwarancję wadialną online i zabezpiecz ofertę zgodnie z wymaganiami przetargu. Zamów gwarancję online

Jak uniknąć błędów prowadzących do utraty wadium?

Ryzyko zatrzymania wadium można ograniczyć dzięki dobrej organizacji udziału w postępowaniu. Szczególnej uwagi wymagają terminy, wezwania zamawiającego oraz czynności wykonywane po wyborze oferty.

Lista kontrolna wykonawcy

przed złożeniem oferty przeczytaj projektowane postanowienia umowy, sprawdź kwotę, formę i okres ważności wadium, monitoruj platformę zakupową i odbieraj wezwania zamawiającego, odpowiadaj na wezwania kompletnie i w wyznaczonym terminie, przygotuj z wyprzedzeniem dokumenty wymagane przed podpisaniem umowy, ustal, czy trzeba wnieść zabezpieczenie należytego wykonania umowy, nie składaj wniosku o zwrot wadium bez sprawdzenia jego skutków dla środków ochrony prawnej.

Najczęściej zadawane pytania o wadium – FAQ

Czy wadium jest zawsze wymagane?

Nie. Zgodnie z art. 97 ust. 1 Pzp zamawiający może żądać wniesienia wadium, ale nie musi ustanawiać go w każdym postępowaniu. Jeżeli wadium jest wymagane, jego kwota i wymagania powinny wynikać z dokumentów zamówienia.

W jakiej formie występuje wadium?

W zamówieniach publicznych wykonawca może wnieść wadium w jednej lub kilku formach wymienionych w Pzp:

• w pieniądzu,
• w gwarancji bankowej,
• w gwarancji ubezpieczeniowej,
• w poręczeniu udzielonym przez podmiot wskazany w przepisach dotyczących Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości.

Gdy wadium ma formę gwarancji albo poręczenia, wykonawca przekazuje zamawiającemu oryginał dokumentu w postaci elektronicznej.

Czy wniesienie wadium jest obowiązkowe?

Tak, jeżeli zamawiający wymaga wadium w konkretnym postępowaniu. Wadium trzeba wnieść przed upływem terminu składania ofert i utrzymywać nieprzerwanie przez wymagany okres. Brak wadium, jego nieprawidłowe wniesienie albo przerwa w zabezpieczeniu mogą prowadzić do odrzucenia oferty.

Co dzieje się z wadium po zakończeniu przetargu?

Wadium co do zasady jest zwracane. Po zawarciu umowy, upływie terminu związania ofertą albo skutecznym unieważnieniu postępowania zamawiający zwraca je z urzędu, z uwzględnieniem wyjątku dotyczącego odwołania na unieważnienie. Jeżeli wystąpi ustawowa przesłanka zatrzymania, wadium nie zostanie zwrócone.

Czy wadium przepada po rezygnacji z podpisania umowy?

Jeżeli wykonawca, którego oferta została wybrana, odmawia podpisania umowy na warunkach określonych w ofercie, zamawiający zatrzymuje wadium wraz z odsetkami. Rezygnacja po wyborze oferty może więc prowadzić do utraty wadium.

Czy zamawiający zawsze musi zwrócić wadium?

Nie. Zwrot jest zasadą, ale art. 98 ust. 6 Pzp wskazuje zamknięty katalog sytuacji, w których zamawiający zatrzymuje wadium. Zatrzymanie musi mieć konkretną podstawę ustawową.

Kiedy zwrot wadium wymaga wniosku wykonawcy?

Wniosek jest wymagany między innymi po wycofaniu oferty przed upływem terminu jej składania, po odrzuceniu oferty, po wyborze innego wykonawcy oraz w szczególnej sytuacji po unieważnieniu postępowania, gdy nie rozstrzygnięto odwołania lub nie upłynął termin do jego wniesienia. Złożenie takiego wniosku powoduje utratę prawa do korzystania ze środków ochrony prawnej w danym postępowaniu.

Nie blokuj pieniędzy w wadium Zamów gwarancję wadialną online, zachowaj płynność finansową firmy i zabezpiecz ofertę zgodnie z wymaganiami przetargu. Kup gwarancję wadialną

Czytaj także

• Co to jest wadium?
• Zwrot wadium. Kiedy zamawiający zwraca wadium?
• Wadium w pieniądzu czy gwarancja wadialna? Co jest lepsze?
• Gwarancja wadialna w formie elektronicznej. Co musisz wiedzieć?
• Jak wygląda wadium w formie gwarancji ubezpieczeniowej?

Tagi: wadium, gwarancja wadialna, przetargi, zamówienia publiczne, PZP, FAQ, gwarancja ubezpieczeniowa