Zapytanie ofertowe a przetarg – jakie są różnice?
W skrócieZapytanie ofertowe i przetarg służą wyborowi wykonawcy, ale nie są tym samym. Zapytanie ofertowe może być prowadzone na podstawie regulaminu zamawiającego, zasad finansowania projektu albo innych właściwych reguł, natomiast postępowania objęte Prawem zamówień publicznych muszą odpowiadać wymaganiom ustawy. Różnice mogą dotyczyć m.in. sposobu publikacji, dokumentów, terminów, środków ochrony prawnej oraz zasad wnoszenia wadium i zabezpieczenia umowy. Od 1 stycznia 2026 r. próg stosowania PZP do klasycznych zamówień publicznych wynosi co do zasady 170 000 zł netto. |
Zapytanie ofertowe – co to właściwie oznacza?
Zapytanie ofertowe to dokument, w którym zamawiający opisuje swoje potrzeby i zaprasza wykonawców do przedstawienia ceny oraz warunków realizacji zamówienia. W zależności od podstawy i zasad prowadzenia procedury może przesłać je bezpośrednio do wybranych firm albo opublikować na stronie internetowej, platformie zakupowej czy w Bazie Konkurencyjności.
Zapytanie ofertowe nie jest jednym z trybów udzielania zamówień wymienionych w obowiązującym Prawie zamówień publicznych. W przypadku jednostek publicznych jest ono wykorzystywane m.in. przy zakupach, do których nie stosuje się PZP, zgodnie z zasadami obowiązującymi u danego zamawiającego.
Jeżeli zamówienie jest finansowane ze środków Unii Europejskiej, sposób wyboru wykonawcy może dodatkowo wynikać z zasady konkurencyjności oraz właściwych wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków. Zapytania prowadzone zgodnie z zasadą konkurencyjności mogą być publikowane w Bazie Konkurencyjności.
Szczegółowe zasady zapytania ofertowego zależą więc od podstawy prowadzenia konkretnej procedury.
Treść zapytania powinna pozwalać wykonawcy rzetelnie ocenić i wycenić zamówienie. W zależności od rodzaju procedury mogą znaleźć się w nim m.in.:
- opis przedmiotu zamówienia, w tym zakres dostaw, usług lub robót budowlanych,
- termin i warunki realizacji,
- sposób przygotowania oraz złożenia oferty,
- kryteria wyboru wykonawcy,
- wymagane dokumenty i oświadczenia,
- termin związania ofertą, jeżeli został przewidziany,
- najważniejsze warunki przyszłej umowy,
- wymagania dotyczące wadium lub innych zabezpieczeń, jeżeli są stosowane.
Od jakiej kwoty przetarg?
Nie ma jednej kwoty, od której każdy zamawiający musi zawsze przeprowadzić „przetarg”. Wartość zamówienia decyduje przede wszystkim o tym, czy do danego zamówienia należy stosować Prawo zamówień publicznych oraz jakie przepisy i procedury będą właściwe.
Znaczenie mają również rodzaj zamówienia, status podmiotu, który go udziela, źródło finansowania oraz wartość zamówienia oszacowana zgodnie z właściwymi przepisami.
Zapytanie ofertowe – do jakiej kwoty można je stosować?
Prywatna firma może stosować zapytania ofertowe niezależnie od wartości zakupu, chyba że sposób wyboru wykonawcy określają wiążące ją zasady, np. umowa o dofinansowanie lub wytyczne dotyczące projektu.
Zamawiający publiczni korzystają z zapytań ofertowych m.in. przy zakupach, do których nie stosuje się PZP. Szczegółowy przebieg takiej procedury może wynikać z regulaminu udzielania zamówień obowiązującego w danej jednostce.
Nie oznacza to jednak, że każde zapytanie ofertowe ma charakter całkowicie niesformalizowany. Procedury finansowane ze środków unijnych mogą podlegać szczegółowym zasadom konkurencyjności dotyczącym m.in. publikacji zapytania, terminów, kryteriów oceny i dokumentowania wyboru wykonawcy.
Zamówienia publiczne – od jakiej kwoty stosuje się PZP?
Od 1 stycznia 2026 roku Prawo zamówień publicznych stosuje się do klasycznych zamówień udzielanych przez zamawiających publicznych o wartości co najmniej 170 000 zł netto (art. 2 ust. 1 pkt 1 PZP).
Wartość zamówienia ustala się bez podatku od towarów i usług (VAT) jako całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy, zgodnie z zasadami określonymi w PZP.
Osiągnięcie progu stosowania ustawy nie oznacza jednak, że każde takie postępowanie prowadzone jest w trybie przetargu nieograniczonego.
Przy klasycznych zamówieniach o wartości mniejszej niż progi unijne podstawową konkurencyjną procedurą przewidzianą w PZP jest tryb podstawowy. Przetarg nieograniczony i przetarg ograniczony są natomiast trybami przewidzianymi dla klasycznych zamówień o wartości równej progom unijnym lub je przekraczającej.
| 170 000 zł netto nie oznacza automatycznie przetargu nieograniczonego |
|
Próg 170 000 zł netto decyduje co do zasady o objęciu klasycznego zamówienia udzielanego przez zamawiającego publicznego ustawą PZP. Dopiero kolejnym krokiem jest ustalenie właściwego reżimu i trybu postępowania, w tym tego, czy zamówienie znajduje się poniżej czy powyżej progów unijnych. |
Kiedy zapytanie ofertowe, a kiedy przetarg?
Zapytanie ofertowe stosuje się wtedy, gdy zamawiający prowadzi zakup według procedury, która przewiduje taką formę wyboru wykonawcy, np. na podstawie regulaminu wewnętrznego albo zasad finansowania projektu.
Przetarg nieograniczony i przetarg ograniczony są natomiast konkretnymi, ustawowymi trybami udzielania zamówień publicznych. Nie należy więc utożsamiać pojęcia „przetarg” z każdym postępowaniem prowadzonym na podstawie PZP.
Najważniejsze różnice można przedstawić następująco:
Zapytanie ofertowe a postępowanie PZP – najważniejsze różnice
Zapytanie ofertowe i zamówienia publiczne nie są pojęciami przeciwstawnymi. Instytucja publiczna może korzystać z zapytania ofertowego przy zamówieniu nieobjętym PZP, a beneficjent środków unijnych może prowadzić zapytanie zgodnie z zasadą konkurencyjności. W każdym przypadku trzeba więc ustalić, jaka podstawa prawna lub proceduralna ma zastosowanie do konkretnego zakupu.
Czym jest zapytanie o cenę i kiedy można je stosować?
W praktyce określenie „zapytanie o cenę” może oznaczać prośbę skierowaną do kilku dostawców o przedstawienie ceny, terminu wykonania lub podstawowych warunków współpracy. Takie porównanie może służyć np. rozeznaniu rynku, oszacowaniu wartości zamówienia albo wyborowi wykonawcy według procedury wewnętrznej.
„Zapytanie o cenę” nie jest obecnie odrębnym trybem udzielania zamówienia przewidzianym w PZP. Było takim trybem na podstawie wcześniejszej ustawy, natomiast Prawo zamówień publicznych z 11 września 2019 r. nie wymienia go wśród aktualnych trybów udzielania zamówień.
Czy przy zapytaniu ofertowym lub przetargu potrzebne jest wadium?
Wadium służy zabezpieczeniu oferty na etapie postępowania. W postępowaniach prowadzonych według PZP zamawiający może wymagać jego wniesienia.
Zgodnie z art. 97 PZP wadium może być wniesione m.in.:
- w pieniądzu,
- w gwarancji bankowej,
- w gwarancji ubezpieczeniowej,
- w odpowiednim poręczeniu przewidzianym w ustawie.
W postępowaniu prowadzonym według PZP wadium wnosi się przed upływem terminu składania ofert i co do zasady utrzymuje nieprzerwanie do dnia upływu terminu związania ofertą, z wyjątkami wynikającymi z ustawy.
Zamiast wpłacać całą kwotę na rachunek zamawiającego, wykonawca może skorzystać z gwarancji wadialnej online. Pozwala to uniknąć angażowania całej kwoty wadium w pieniądzu i pozostawić środki na bieżącą działalność firmy.
W zapytaniu ofertowym obowiązek wniesienia wadium może natomiast wynikać z warunków konkretnego zapytania, regulaminu lub innych zasad prowadzenia procedury.
Treść gwarancji powinna wtedy odpowiadać wymaganiom określonym przez zamawiającego, w tym prawidłowo wskazywać wykonawcę, beneficjenta, zabezpieczone postępowanie, kwotę oraz wymagany okres obowiązywania.
Nie blokuj pieniędzy w wadiumZamawiający wymaga wadium? Zamiast angażować całą kwotę w pieniądzu, możesz skorzystać z gwarancji wadialnej online. |
Jak zabezpiecza się realizację wybranego zamówienia?
Wadium dotyczy etapu składania i wyboru ofert. Po rozstrzygnięciu postępowania zamawiający może wymagać od wybranego wykonawcy zabezpieczenia zobowiązań wynikających z umowy.
W postępowaniach objętych PZP zabezpieczenie należytego wykonania umowy służy pokryciu roszczeń z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania umowy (art. 449 ust. 2 PZP).
Jedną z dopuszczalnych form zabezpieczenia jest gwarancja należytego wykonania kontraktu .
Zgodnie z art. 452 ust. 2 PZP zabezpieczenie ustala się co do zasady w wysokości nieprzekraczającej 5% ceny całkowitej podanej w ofercie albo maksymalnej wartości nominalnej zobowiązania zamawiającego wynikającego z umowy, jeżeli w ofercie podano cenę jednostkową lub ceny jednostkowe.
W przypadkach określonych w art. 452 ust. 3 PZP zabezpieczenie może zostać ustalone na poziomie wyższym niż 5%, jednak nie większym niż 10%, jeżeli jest to uzasadnione przedmiotem zamówienia lub ryzykiem związanym z jego realizacją, a zamawiający opisał te okoliczności w dokumentach zamówienia.
Jedną z form przewidzianych przez PZP jest gwarancja ubezpieczeniowa (art. 450 ust. 1 pkt 4 PZP). Pozwala ona spełnić obowiązek zabezpieczenia bez konieczności wpłacania całej wymaganej kwoty w pieniądzu.
Po wykonaniu prac odpowiedzialność wykonawcy może obejmować również usunięcie wad ujawnionych w okresie wynikającym z umowy. Zabezpieczeniem związanych z nimi obowiązków może być gwarancja usunięcia wad i usterek .
Wygrałeś postępowanie?Jeżeli zamawiający wymaga zabezpieczenia realizacji umowy, sprawdź możliwość uzyskania gwarancji należytego wykonania kontraktu. |
Zapytanie ofertowe a przetarg – podsumowanie
Różnice między zapytaniem ofertowym a przetargiem dotyczą przede wszystkim podstawy prowadzenia postępowania i stopnia jego sformalizowania. Samo określenie dokumentu jako „zapytania ofertowego” nie przesądza jeszcze, jakie zasady mają do niego zastosowanie.
Wykonawca powinien przede wszystkim sprawdzić, kto prowadzi postępowanie, z jakich środków jest ono finansowane, jaka jest podstawa procedury oraz jakie wymagania dotyczą przygotowania i zabezpieczenia oferty.
W obu przypadkach warto dokładnie przeanalizować dokumentację, poprawnie skalkulować cenę oraz uwzględnić wymagane wadium i zabezpieczenia umowne. Pozwala to ocenić nie tylko szansę na zdobycie zlecenia, ale również jego rzeczywistą opłacalność.
Czytaj także
- Co to jest wadium?
- Wadium w pieniądzu czy gwarancja wadialna? Co jest lepsze?
- Gwarancja wadialna w formie elektronicznej. Co musisz wiedzieć?
- Zwrot wadium. Kiedy zamawiający zwraca wadium?
- Czy wadium przepada?