Do kiedy zamawiający może ściągnąć wadium

Wadium samo w sobie nie miałoby praktycznego znaczenia, gdyby nie kwestia terminu związania ofertą. To właśnie z tym okresem trzeba powiązać ważność gwarancji wadialnej. Jeżeli oferta ma być zabezpieczona wadium, zabezpieczenie powinno obejmować wymagany czas, w którym wykonawca pozostaje związany swoją ofertą.

Dlatego tak ważne jest dopasowanie okresu gwarancji wadialnej do minimalnego czasu ważności oferty określonego przez zamawiającego w dokumentach postępowania.

Termin związania ofertą a wadium

Termin związania ofertą oznacza okres, w którym wykonawca pozostaje związany złożoną ofertą. W tym czasie zamawiający może oczekiwać, że wykonawca nie wycofa się z udziału w postępowaniu i będzie gotowy do zawarcia umowy, jeżeli jego oferta zostanie wybrana jako najkorzystniejsza.

Jeżeli oferta jest zabezpieczona wadium, okres obowiązywania wadium powinien odpowiadać terminowi związania ofertą. Dotyczy to szczególnie wadium wniesionego w formie gwarancji wadialnej.

Po co jest gwarancja wadialna?

Ideą gwarancji wadialnej jest zabezpieczenie zamawiającego przed sytuacją, w której wykonawca uchyla się od zawarcia umowy albo nie wykonuje obowiązków związanych z udziałem w postępowaniu.

Jeżeli wykonawca zrezygnuje z udziału w przetargu w sposób powodujący zatrzymanie wadium albo nie podpisze umowy mimo wyboru jego oferty, zamawiający może wystąpić do gwaranta o wypłatę kwoty wskazanej w gwarancji.

Ten mechanizm działa jednak tylko w granicach określonych przez przepisy, dokumentację postępowania oraz okres obowiązywania oferty i wadium.

Przedłużenie terminu związania ofertą

Upływ okresu związania ofertą oznacza dla wykonawcy odzyskanie swobody decyzji co do dalszego udziału w postępowaniu. Zamawiający, jeżeli chce kontynuować postępowanie i zachować aktualność ofert, powinien przed upływem terminu związania ofertą zwrócić się do wykonawców o wyrażenie zgody na jego przedłużenie.

Takie wezwanie może zostać skierowane tylko raz. Maksymalny czas przedłużenia zależy od rodzaju postępowania. W postępowaniach krajowych wynosi zasadniczo do 30 dni, a w postępowaniach o wartości równej albo wyższej od progów unijnych do 60 dni.

Wykonawca powinien złożyć jasne oświadczenie o wyrażeniu zgody na przedłużenie terminu związania ofertą. W praktyce warto zrobić to wprost, bez skrótów i niedomówień. Zamawiający nie powinien musieć zgadywać intencji wykonawcy — to nie escape room, tylko przetarg.

Co z wadium przy przedłużeniu oferty?

Jeżeli w postępowaniu wymagane jest wadium, przedłużenie terminu związania ofertą powinno iść w parze z odpowiednim przedłużeniem okresu ważności wadium. Jeżeli przedłużenie dotychczasowego wadium nie jest możliwe, wykonawca powinien wnieść nowe wadium na przedłużony okres związania ofertą.

W przypadku gwarancji wadialnej oznacza to konieczność dopasowania jej nowego okresu ważności do wydłużonego terminu związania ofertą. Brak takiego dopasowania może skutkować uznaniem, że oferta nie jest prawidłowo zabezpieczona.

Co gdy zamawiający nie wezwie do przedłużenia?

Jeżeli do końca terminu związania ofertą zamawiający nie zwróci się o jego przedłużenie, oferta traci swój dotychczasowy charakter wiążący. Wykonawca nie pozostaje już związany ofertą w takim samym zakresie jak wcześniej.

Przykładowo, jeżeli do podpisania umowy miałoby dojść po upływie terminu związania ofertą, a zamawiający nie zadbał wcześniej o jego przedłużenie, odmowa podpisania umowy przez wykonawcę nie powinna prowadzić do zatrzymania wadium z samego tylko powodu odmowy po upływie tego terminu.

Nie zmienia tego fakt, że dokument gwarancji może przewidywać określony termin na zgłoszenie roszczenia do gwaranta. Zgłoszenie będzie skuteczne tylko wtedy, gdy wcześniej wystąpiły przesłanki zatrzymania wadium określone w przepisach i dokumentacji postępowania.

Praktyczne wskazówki dla wykonawcy

Przy gwarancji wadialnej najważniejsze jest pilnowanie dat. Warto sprawdzać nie tylko termin składania ofert, ale również termin związania ofertą, okres ważności gwarancji i ewentualne wezwania zamawiającego do przedłużenia tego terminu.

Komentarz eksperta

W praktyce najwięcej problemów pojawia się wtedy, gdy wykonawca i zamawiający skupiają się wyłącznie na samej gwarancji, a pomijają termin związania ofertą. Tymczasem to właśnie ten termin wyznacza granice, w których gwarancja wadialna realnie zabezpiecza interes zamawiającego.

Dlatego przy każdym przedłużeniu terminu związania ofertą trzeba sprawdzić również wadium. Sama zgoda na przedłużenie oferty może nie wystarczyć, jeżeli gwarancja nie obejmuje nowego okresu.

Czytaj także

• Jaki jest termin ważności gwarancji wadialnej?
• Gwarancja wadialna w formie elektronicznej. Co musisz wiedzieć?
• Czy wadium przepada?
• Wadium w pieniądzu czy gwarancja wadialna? Co jest lepsze?
• Najczęściej zadawane pytania dotyczące wadium