Przetarg - czym jest i na czym polega?
Przetarg to sposób wyboru Wykonawcy dostaw, usług albo robót budowlanych. W dokumentacji Zamawiający określa, czego potrzebuje, na jakich warunkach chce zawrzeć umowę i według jakich kryteriów oceni złożone oferty. W zamówieniach publicznych zasady prowadzenia takich postępowań reguluje ustawa z 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych. Postępowania prowadzone są z zachowaniem zasad określonych w art. 16 PZP, w szczególności uczciwej konkurencji, równego traktowania Wykonawców oraz przejrzystości. Sprawdź, jak przebiega postępowanie przetargowe, jakie są jego najważniejsze etapy oraz o czym powinien pamiętać Wykonawca przygotowujący ofertę.
W skróciePrzetarg jest procedurą, w której Zamawiający wybiera Wykonawcę najlepiej spełniającego warunki określone w dokumentacji postępowania. Wykonawca powinien przede wszystkim sprawdzić warunki udziału, podstawy wykluczenia, kryteria oceny ofert, wymagane dokumenty oraz terminy. W zależności od postępowania konieczne może być również wniesienie wadium, a po wyborze oferty – zabezpieczenia należytego wykonania umowy. |
Spis treści |
W naszym artykule wyjaśniamy, czym jest przetarg, jak wygląda udział w postępowaniu oraz jakie obowiązki mogą wiązać się ze złożeniem oferty i podpisaniem umowy.
Na czym polega przetarg?
Najprostsza odpowiedź na pytanie, co to jest przetarg, brzmi: to formalna procedura, w której Zamawiający wybiera Wykonawcę do realizacji określonego zamówienia. Dla Wykonawcy oznacza to konieczność przygotowania oferty zgodnej z dokumentacją postępowania. Dla Zamawiającego – obowiązek przeprowadzenia postępowania zgodnie z zasadami określonymi w art. 16 PZP, czyli w sposób przejrzysty, proporcjonalny i zapewniający uczciwą konkurencję oraz równe traktowanie Wykonawców.
Choć szczegóły zależą od trybu postępowania, mechanizm jest podobny. Najpierw Zamawiający publikuje ogłoszenie, Specyfikację Warunków Zamówienia (SWZ), jeżeli przepisy wymagają jej sporządzenia, oraz pozostałe dokumenty zamówienia. Następnie Wykonawcy analizują wymagania, sprawdzają warunki udziału i przygotowują dokumenty.
Kolejny etap to złożenie oferty albo – w części trybów – wniosku o dopuszczenie do udziału. Następnie Zamawiający bada dokumenty, ocenia oferty zgodnie z przyjętymi kryteriami i wybiera Wykonawcę.
| Jak zazwyczaj przebiega przetarg? |
|
Tryby postępowania – co to jest przetarg ograniczony i nieograniczony?
W klasycznych zamówieniach o wartości równej lub przekraczającej progi unijne podstawowymi trybami są przetarg nieograniczony i przetarg ograniczony. Pozostałe tryby mogą być stosowane wyłącznie wtedy, gdy ustawa przewiduje do tego odpowiednią podstawę. Wynika to z art. 129 PZP.
Z punktu widzenia Wykonawcy kluczowa różnica dotyczy momentu wejścia do postępowania. W przetargu nieograniczonym każdy zainteresowany podmiot może od razu złożyć ofertę.
W przetargu ograniczonym postępowanie ma dwa wyraźnie oddzielone etapy. Najpierw Wykonawcy składają wnioski o dopuszczenie do udziału, a Zamawiający ocenia, które podmioty spełniają warunki udziału. Dopiero w drugim etapie zaproszeni Wykonawcy składają oferty.
Przetarg ograniczony wymaga wcześniejszego przejścia kwalifikacji, a możliwość złożenia oferty nie jest dostępna od początku dla każdego zainteresowanego podmiotu.
W zamówieniach klasycznych o wartości mniejszej niż progi unijne podstawowe znaczenie ma natomiast tryb podstawowy, który może występować w kilku wariantach.
| Przetarg nieograniczony a przetarg ograniczony |
|
Jak wziąć udział w przetargu?
Pierwszy krok to znalezienie odpowiedniego postępowania. W przypadku zamówień publicznych ogłoszeń można szukać m.in. na platformach zakupowych, w Biuletynie Zamówień Publicznych, na platformie eZamówienia, a w przypadku postępowań unijnych także w TED.
Drugi krok to dokładne sprawdzenie dokumentów zamówienia. Należy zwrócić uwagę przede wszystkim na:
- opis przedmiotu zamówienia,
- warunki udziału w postępowaniu,
- podstawy wykluczenia Wykonawców,
- kryteria oceny ofert,
- termin składania ofert lub wniosków,
- wymagania formalne dotyczące dokumentów, podpisów i sposobu komunikacji,
- wymagania dotyczące wadium lub innych zabezpieczeń.
To moment, w którym firma powinna ocenić, czy rzeczywiście spełnia wymagania i czy jest w stanie zrealizować zamówienie na zasadach wskazanych przez Zamawiającego. Dopiero później należy przystąpić do przygotowania oferty albo wniosku o dopuszczenie do udziału.
| Jak wziąć udział w przetargu krok po kroku? |
|
Bierzesz udział w przetargu?Zamów gwarancję online i dopasuj okres jej ważności do wymagań konkretnego postępowania. |
Jak przystąpić do przetargu? Rola wadium i gwarancji
W części postępowań Zamawiający wymaga wadium. W takim przypadku Wykonawca musi je wnieść przed upływem terminu składania ofert i utrzymać przez okres związania ofertą. Zasady dotyczące wadium określa art. 97 PZP, a zasady jego zwrotu – art. 98 PZP. Jedną z dopuszczalnych form wniesienia wadium jest gwarancja wadialna.
Wymagania dotyczące wadium należy sprawdzić szczególnie uważnie. Gwarancja powinna odpowiadać warunkom wskazanym w dokumentacji postępowania, w tym w zakresie kwoty, okresu obowiązywania, oznaczenia postępowania i przesłanek wypłaty.
Po wyborze oferty sytuacja się zmienia. Wtedy może pojawić się obowiązek wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy. Zasady jego żądania opisuje art. 449 PZP. Zabezpieczenie może zostać wniesione m.in. w formie gwarancji należytego wykonania kontraktu, która zabezpiecza interes Zamawiającego w okresie realizacji umowy.
Po wykonaniu zamówienia Zamawiający zwraca zabezpieczenie, przy czym może pozostawić część nieprzekraczającą 30% na zabezpieczenie roszczeń z tytułu rękojmi za wady lub gwarancji. Z tym etapem wiąże się gwarancja usunięcia wad i usterek, która ma znaczenie wtedy, gdy po zakończeniu realizacji zamówienia ujawnią się wady, a Wykonawca powinien usunąć je w terminie określonym w umowie. Taką możliwość przewiduje art. 453 PZP.
| Jakie gwarancje mogą pojawić się w przetargu? |
|
Potrzebujesz gwarancji do przetargu?Sprawdź możliwość uzyskania gwarancji wadialnej, należytego wykonania kontraktu albo usunięcia wad i usterek. |
Co decyduje o wygranej w przetargu?
Nie ma jednej recepty na to, jak wygrywać przetargi, ale istnieją zasady, które zwiększają szansę na skuteczne złożenie oferty. Dobra oferta musi być zgodna z wymaganiami Zamawiającego, kompletna, złożona w terminie i przygotowana z uwzględnieniem kryteriów oceny ofert.
W wielu postępowaniach najniższa cena nie wystarcza. Zamawiający może brać pod uwagę również inne kryteria, na przykład:
- termin wykonania zamówienia,
- jakość oferowanych produktów lub usług,
- parametry techniczne,
- okres gwarancji,
- organizację realizacji zamówienia,
- kwalifikacje lub doświadczenie osób wyznaczonych do realizacji zamówienia.
Przed przygotowaniem oferty warto sprawdzić nie tylko wagę każdego kryterium, lecz również sposób przyznawania punktów. Dzięki temu Wykonawca może ocenić, które elementy oferty mają największy wpływ na końcowy wynik.
O czym warto pamiętać przed pierwszym startem?
Dla firmy, która dopiero zaczyna brać udział w przetargach, najważniejsze są trzy kwestie:
- Po pierwsze, należy ustalić, z jakim trybem postępowania mamy do czynienia.
- Po drugie, trzeba dokładnie przeczytać dokumentację i przygotować ofertę zgodnie ze wszystkimi wymaganiami.
- Po trzecie, trzeba sprawdzić, czy postępowanie wymaga dodatkowych zabezpieczeń, takich jak wadium albo zabezpieczenie należytego wykonania umowy.
Wykonawca nie powinien zaczynać od pytania, jak technicznie wysłać ofertę. Najpierw warto ustalić, jakie są warunki udziału, czego dokładnie oczekuje Zamawiający i jakie ryzyka wiążą się z realizacją przyszłej umowy. Dopiero wtedy udział w przetargu może zostać świadomie oceniony pod względem formalnym, organizacyjnym i finansowym.
| Co sprawdzić przed złożeniem pierwszej oferty? |
|
Czytaj także
- Przetargi publiczne. Gdzie szukać informacji o ogłoszonych przetargach?
- Jak sprawdzić, kto wygrał przetarg?
- Gwarancja ubezpieczeniowa jako zabezpieczenie wygranego przetargu
- Zwrot wadium. Kiedy Zamawiający zwraca wadium?
- Wadium w przetargach w 2026 r.
- Jaki jest termin ważności gwarancji wadialnej?